Strumenti per l'attuazione



Negoziazione, aggiudicazione, modalità di pagamento


Negoziazione

Dopo il processo di selezione, per i progetti approvati inizia la procedura cosi detta di negoziazione tra Commissione Europea o agenzia esecutiva e la potenziale struttura beneficiaria.
Con la selezione la Commissione Europea prepara infatti una lista delle proposte che possono accedere alla sovvenzione, ma è solo con la fase di negoziazione che tale lista trova una traduzione operativa.

La procedura si avvia con una comunicazione formale da parte della Commissione Europea al coordinatore del progetto al fine di richiedere ulteriori informazioni su aspetti quali:

- risultati, attività, coinvolgimento partner, durata del progetto
- chiarificazione ed eventuali modifiche del budget
- aspetti legali e amministrativi sulle organizzazioni che compongono la partnership

Ciò serve alla Commissione Europea sia per avere maggiori dettagli sul progetto, sia per fornire indicazioni su come modificare la proposta progettuale in maniera da renderla ancora più aderente ai desiderata di livello comunitario. In base alle indicazioni fornite dalla Commissione Europea che possono essere sia precise sia di carattere generico, il coordinatore, dopo il coinvolgimento dei partner nella riformulazione della proposta progettuale, perfeziona la domanda di sovvenzione che farà oggetto del contratto di finanziamento con la Commissione Europea.

Per quanto riguarda le modifiche da apportare al budget, la Commissione Europea può nominare un financial officer al fine di supportare nelle modifiche il potenziale beneficiario.

L'esito positivo della fase di negoziazione porta alla firma di un contratto di sovvenzione che avrà come allegati il budget e la proposta progettuale così come modificati dopo la fase di negoziazione.

Aggiudicazione

La procedura di aggiudicazione della sovvenzione avviene con la firma del contratto di sovvenzione.

Nel contratto  di sovvenzione,  e' il coordinatore del progetto responsabile della corretta esecuzione del progetto nei confronti della Commissione Europea. I partner sottoscrivono ognuno un mandato da allegare al contratto di sovvenzione con cui delegano il beneficiario ad agire in nome e per conto proprio nel corso della realizzazione del progetto. In questo modo, sono obbligati in solido con il Coordinatore verso la Commissione Europea.
Il contratto definisce, scopo, durata, modalità di finanziamento, disposizioni per i pagamenti, tempistiche report, rendicontazioni, coordinate bancarie del beneficiario.
 
In alcuni casi la stessa Commissione oltre ai mandati richiede anche una garanzia bancaria che deve essere rilasciata obbligatoriamente all'atto della firma del contratto di sovvenzione da una banca o istituto finanziario autorizzato con sede in uno degli Stati membri
 

Modalità di pagamento

Ogni programma comunitario prevede diverse formule di pagamento in funzione soprattutto della durata del progetto. In linea generale, però, la formula più utilizzata e' quella del pagamento in tre rate:

Anticipo che corrisponde al 30% - 40% dell'intero contributo che viene versato sul conto del beneficiario 30 giorni dopo la firma del contratto di sovvenzione.
Un pagamento a metà progetto ossia di mid term pari a circa il 30% del contributo totale che viene versato dopo la presentazione e successiva approvazione da parte della Commissione Europea del report intermedio del progetto
Un pagamento finale a seguito della presentazione e approvazione della Commissione Europea della relazione conclusiva e dei costi sostenuti



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